MICROSOFT EXCEL 2013

OLEH : INTRUKTUR DIMAS HASBY

BAGIKAN : FACEBOOK                                                           21 Januari 2019

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2013

Pada bagian kiri ditampilkan list dokumen terakhir yang pernah Anda buka. Sedangkan pada bagian kanan ditampilkan kolom searching, untuk melakukan pencarian template secara online, serta template excel yang dapat Anda download dari microsoft jika Anda terhubung dengan internet.

Pada bagian kanan juga terdapat menu untuk membuka halaman baru Excel yaitu Blank workbook. Anda juga dapat mengakses tour pengenalan Excel dengan tombol Welcome to excel.

Selanjutnya untuk memulai Excel klik pada menu Blank workbook.

Pada halaman kosong workbook Excel terlihat tampilannya seperti di atas. Pada halaman workbok ini terdapat :

File Button : Jika file button diklik akan menampilkan tampilan backstage atau tampilan belakang layar Excel. Dengan masuk ke halaman Backstage, Anda dapat melakukan penyimpanan file, membuka halaman baru, membuka file excel yang baru, membari password, menutup excel atau melakukan konfigurasi pada file excel.

Name Box : adalah kolom penamaan area atau sel. Penamaan sel atau area pada excel sering ditujukan untuk menjadikan isi sel atau area sebagai referensi pada pembuatan formula sehingga dapat digunakan berulangkali.

Quick Access toolbar : Toolbar yang dapat membantu Anda dalam mengakses tombol tombol fungsi pada excel dan bisa dicustom kemunculannya, seperti tombol : New, Open, Save, Email, dll.

Formula bar : Kolom untuk menampilkan konten dari suatu sel atau dapat digunakan untuk membuat formula yang telah disediakan Excel.

Worksheet Area : Area yang mengandung sel sel excel yang terdiri dari kolom dan baris, di mana pada bagian kolom paling atas terdapat header kolom sedangkan pada bagian baris paling kiri terdapat nomor baris. Untuk menggerakkan kolom ke arah kanan atau kiri klik pada scrol horisontal sedangkan untuk menggerakkan baris ke bawah atau ke kiri klik pada scrol vertikal.

Status bar : Untuk menampilkan statur dari program excel serta dapat digunakan untuk melakukan zooming terhadap tampilan worksheet.

Ribbon : Merupakan bagian Excel yang mengandung fungsi fungsi excel yang terdapat di dalam tab Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View, Developer.

Sebagai catatan developer merupakan tab tambahan yang sudah dicustom untuk ditambahkan ke dalam Ribbon.

Unpin the Ribbon : Untuk menutup serta membuka jendela Ribbon Excel.

Dalam Excel Anda tidak perlu terpaku untuk mengingat nama nama fungsi di atas. Cukup dengan mengingat bagian bagian utamanya saja agar Anda lebih mudah dalam belajar Excel. Jika Anda menginginkan penjelasan lebih detail fungsi fungsi tersebut Anda dapat mendekatkan kursor mouse atau mengarahkan kursor mouse Anda pada salah satu fungsi yang ada di halaman excel. Secara otomatis excel akan menampilkan komen mengenai kegunaan fungsi fungsi yang ada pada halaman excel.

Sebagai perbandingan dalam halaman tampilan lembar kerja excel, berikut ini adalah tampilan lembar kerja pada Excel 2007 :

Menambah Worksheet

Pada Excel 2003 jumlah worksheet yang dapat ditambahkan maksimal hanya sebanyak 16 worksheet, sedangkan pada Excel 2013 jumlah worksheet yang dapat ditambahkan jumlahnya tidak dibatasi oleh excel tergantung jumlah memori yang available pada komputer Anda.

Berikut ini cara belalajar excel untuk menambah worksheet:

• Pada bagian bawah lembar kerja excel yaitu di sebelah tab Sheet klik tombol tanda + (tanda tambah).

Menyimpan File

Ketika Anda baru belajar Excel hal yang perlu diperhatikan sebelum bekerja lebih jauh dengan Excel adalah Anda perlu menyimpan file excel di awal pekerjaan. Dengan begitu jika terjadi crash atau komputer Anda mati secara tidak terduga Anda dapat menyimpan file sebelum pekerjaan Anda hilang.

Berikut ini adalah cara excel dalam menyimpan File :

Menyimpan file secara manual

Klik pada button File > Save As > Computer > Browse

Setelah itu akan muncul jendela Save As. Pada jendela ini Anda dapat mengarahkan folder penyimpanan Anda. Ketikkan nama file pada kolom File name.

Anda dapat memberi password pada file dengan cara klik Tools > General Options…

Check pada kolom Read-only recommended jika Anda ingin agar orang yang melihat file Anda hanya memiliki akses read only. Pada pilihan read only password digunakan agar orang yang mengakses file dapat mengedit isi file. Jika Anda lepas (uncheck) pilihan read only, maka orang yang mengakses file Anda harus mengisikan password terlebih dahulu baru bisa membuka serta mengedit file.

Setelah itu klik Save untuk menyimpan file.

Menyimpan file secara terjadwal (otomatis)

Untuk menyimpan file excel secara terjadwal atau secara otomatis caranya adalah :

Klik File > Options

Pada jendela Excel Options klik pada menu Save > Check pada Save AutoRecover information every > pilih interval menit yang Anda inginkan. Misalkan Anda mengisikan dengan angka 10 maka Excel akan secara otomatis melakukan update file excel Anda dengan menyimpan file setiap 10 menit.

Setelah itu Anda juga dapat mengarahkan penyimpanan file ini pada kolom AutoRecover file location:

Klik OK jika sudah selesai.

Demikian cara excel menyimpan file secara otomatis dan terjadwal.

Melakukan Kostumisasi Toolbar

Bahasan Belajar excel 2013 berikut ini adalah bagaimana kita dapat melakukan kostumisasi toolbar untuk memudahkan mengakses tombol saat kita menggunakan excel :

Akses menu File > Options > Pada jendela Excel Options pilih menu Costumize Ribbon

Anda dapat memilih pilihan tombol pada drop down Choose commands from pada bagian atas. Kemudian Anda dapat memindahkan fungsi mana yang akan Anda gunakan dengan mengklik salah satu fungsi kemudian memindahkan fungsi tersebut dengan tombol Add >>.

Fungsi yang digunakan akan berpindah ke kotak bagian kanan. Sebalik nya jika Anda tidak ingin menggunakan salah satu fungsi anda dapat memindahkan kembali fungsi yang sudah Anda pilih atau meng-uncentang pilihan yang ada pada kotak bagian kanan.

Anda dapat menambahkan tab baru pada Ribbon Excel dengan cara mengklik New Tab pada bagian bawah kotak sebelah kanan. Anda juga dapat menambah grup di ribbon dengan mengklik tombol New Group atau Anda dapat mengubah nama tab di Ribbon dengan melalui tombol Rename di bagian kotak sebelah kanan. Untuk mereset menjadi seperti keadaan semula, gunakan tombol riset.

Setelah selesai klik toombol OK.

Membuat Text pada Sel

Membuat text pada excel dapat dilakukan dengan cara :

Masuk ke lembar kerja excel > arahkan kursor pada salah satu sel excel > Klik sel exel yang akan diinput teks. Ketikkan text yang ingin Anda buat lalu tekan Enter pada kerboard.

Membuat Formula

Belajar excel untuk membuat formula dapat dilakukan dengan cara :

Masuk ke lembar kerja Excel > arahkan kursor mouce pada sel excel > Klik sel Excel yang akan diinput formula. Untuk membuat formula Anda dapat memulai nya dengan tanda = (tanda sama dengan) baru diikuti oleh fungsi atau formula excel.

Pada contoh belajar excel membuat formula ini, saya memasukkan formula Today() untuk menampilkan tanggal sekarang pada sel E3. Hasilnya Excel akan menampilkan tanggal hari ini. Yang harus diiingat ketika Anda memasukkan teks dan formula yaitu untuk memasukkan formula excel harus selalu dimulai dengan tanda = (tanda sama dengan).

Mengetahui Fungsi Formula

Excel memberikan fasilitas agar kita dapat belajar excel secara mandiri dengan menyediakan fasilitas keterangan atau deskripsi pada setian formulanya. Untuk mengetahui kegunaan formula pada excel cara nya cukup mudah yaitu :

• Pada lembar kerja excel klik icon insert function

• Setelah itu akan muncul jendela Insert Function
• Klik pada nama masing masing fungsi. Penjelasana masing-masing fungsi akan muncul pada bagian bawah jendela Insert Function.
• Jika diperlukan lakukan pencarian fungsi yang Anda gunakan terlebih dahulu pada kotak pencarian Search for a function:
• Anda juga dapat mengelompokkan fungsi yang ingin Anda cari berdasarkan kategori fungsi pada drop down Or select a category:
• Setelah selesai klik tombol OK

Dengan fasilitas help di atas Anda dapat belajar excel untuk mengetahui kegunaan fungsi fungsi yang ada.

Melakukan Copy Paste

Hal yang cukup sering dilakukan dalam mengolah data di excel ada menggunakan fungsi copy dan paste pada excel.

Melakukan Copy Sel

• Klik kanan pada salah satu sel yang akan dicopy, setelah itu akan muncul menu Shortcut > kemudian pilih menu Copy
• Cara lain nya setelah Anda memilih sel yang akan dicopy tekan tombol Ctrl + C

Melakukan Paste pada Sel

• Klik kanan pada salah satu sel tujuan kemudian pada menu Shortcut pilih
• Klik pada sel tujuan kemudian tekan Ctrl + V pada keyboard

Melakukan Paste Special

Setelah Anda melakukan copy sel, pilih sel tertentu yang akan Anda paste datanya. Setelah itu klik kanan pada sel kemudian Anda dapat memilih sesuai kriteria paste yang Ada.

Demikian lah cara belajar excel untuk melakukan copy dan paste data pada sel.

Melakukan Pengurutan

Sebelum melakukan pengurutan pilih terlebih dahulu sel header pada kolom yang akan diurutkan.

Ascending

Untuk melakukan Ascending, klik pada tab Data, kemudian klik pada icon degan gambar A Z dan panah ke bawah. Pengurutan dilakukan dari nilai terkecil kemudian nilai terbesar.

Descending

Untuk melakukan Descending, klik pada tab Data, kemudian klik pada icon dengan Z A dan panah ke bawah. Pengurutan dilakukan dari nilai terbesar kemudian ke nilai terkecil.

Melakukan Filter

Pokok bahasan belajar Excel selanjutnya adalah melakukan Filtering pada excel yang dapat dilakukan dengan cara :

• Pilih data yang akan difilter
• Masuk ke dalam tab Data, kemudian pada grup Soft & Filter, klik
• Setelah itu pada header kolom data yang akan difilter klik tombol untuk memunculkan list pilihan filter.
• Untuk melakukan pilihan sesuai dengan nilai pada list, un-check pilihan (Select All) pada check box. Ini akan menghilangkan tanda check box pada semua check box yang terpilih pada list nilai. Kemudian, pilih pada salah satu nilai yang ingin difilter, dan dilanjutkan dengan meng-klik OKuntuk melihat hasilnya.

Pokok bahasan belajar excel untuk melakukan filter di atas antara excel 2007, 2010 dan 2013 masih memiliki kesamaan.

Mengenal Pivot Table

Pivot table merupakan tools pada excel , di mana fungsinya untuk merangkum data sehingga akan memudahkan dalam menampilkan dan mengolah data. Dalam banyak situasi di pekerjaan, Anda perlu menganalisis, atau memotong dan mencacah data Anda untuk memperoleh informasi yang penting. Pivot table memungkinkan kita merangkum secara cepat data-data ini ke dalam hampir semua cara yang kita inginkan.

Berikut merupakan perbandingan tampilan data dalam bentuk table biasa (laporan I) dan pivot table (laporan II) :

Laporan I :

Laporan II :

Perbandingan Laporan I & Laporan II :

• Pada Laporan I sulit melakukan analisa 2 arah seperti pada Laporan II
• Bentuk Laporan II memberikan informasi lebih cepat dibanding Laporan I, seperti :

1. Cabang mana yang memiliki jumlah penjualan tertinggi?
2. Jenis barang apa yang tidak terjual di Jakarta selatan?
3. Berapa total penjualan barang jenis fashion di seluruh cabang?
4. Dan lain lain.

Anda dapat belajar excel untuk membuat Pivot Table lebih lanjut pada artikel yang berbeda.

Mengenal Tipe Grafik

Excel memiliki fitur grafik yang dapat Anda ubah ubah tipenya sesuai dengan data yang ingin Anda tampilkan.

Sebagai ilustrasi berikut terdapat Tabel Jumlah penduduk Kota X :

Ada beberapa tipe pilihan grafik excel yang dapat digunakan.

Mengenal Grafik Tipe Column :

Grafik kolom merupakan grafik yang sering digunakan. Grafik tipe ini menampilkan masing-masing data dalam bentuk kolom vertical. Tinggi kolom menunjukkan besarnya nilai data.

Mengenal Grafik Tipe Bar:

Grafik Bar pada dasarnya adalah grafik tipe kolom yang diputar 90 derajat searah jarum jam. Salah satu keunggulan grafik tipe ini adalah label kategori lebih mudah dibaca.

Mengenal Grafik Tipe Line:

Grafik tipe Line atau disebut juga grafik garis, sering digunakan untuk data yang berkesinambungan. Misalnya, data yang menunjukkan perkembangan penjualan dari bulan ke bulan, kurs valuta asing dari hari ke hari, dsb.

Mengenal Grafik Tipe Pie:

Grafik tipe Pie sangat tepat digunakan untuk data yang akan dibuat persentase atau proporsi. Grafik ini hanya memerlukan satu data series dan sebaiknya item datanya berkisar antara lima atau enam item saja.

Mengenal Grafik Tipe XY:

Grafik tipe XY atau dikenal dengan nama scatter merupakan grafik yang sering digunakan untuk menunjukkan hubungan antara dua variable.

Mengenal Grafik Tipe Area:

Grafik tipe Area sebenarnya sama dengan grafik tipe Line. Bedanya pada grafik tipe Area masing-masing garis diberi warna di bawahnya, sehingga tidak hanya bisa dibaca garisnya, besarnya kontribusi masing-masing data series juga terlihat dengan jelas.

Membuat Grafik

Dalam belajar Excel mengenai cara membuat grafik, Anda dapat mengikuti langkah-langkah nya sebagai berikut :

1. Pastikan data atau tabel Anda telah memenuhi syarat untuk dibuat grafik.
2. Sorot range yang akan dijadikan sebagai data grafik.
3. Pilih salah satu tipe grafik dengan mengklik ikon grafik melalui tab Insert > Charts.

Mengedit Grafik

Mengenai belajar excel untuk mengedit Chart, pilih Chart yang akan diedit kemudian masuk ke tab :

Design > Select Data.

Kemudian akan muncul jendela Select Data Source.

Kita dapat mengubah data secara keseluruhan melalui kolom Chart data range atau pun sebagian data melalui Legend Entries (series) dan Horizontal (Category) Axis Labels.

Untuk mengubah data Legend klik tombol Edit pada bagian Legend Entries (Series), sehingga akan muncul jendela Edit Series.

Untuk mengubah Horisontal Axis, klik tombol edit pada bagian Horisontal (Category) Axis Label.

Setelah itu akan muncul jendela Axis Labels.

Jika ada perubahan pilih data yang lain. Pada kasus di atas kita menggunakan data bulanan selama setahun. Setelah selesai klik OK.

Menggunakan Help

Help adalah salah satu fungsi atau bantuan agar dapat belajar excel secara online dengan cara melakukan pencarian fungsi atau formula atau informasi sesuai dengan kriteria yang diinginkan. Untuk dapat menggunakan Help syaratnya komputer Anda harus terhubung dengan internet.

Berikut ini cara belajar excel secara online dengan menggunkan Help :

• Klik pada menu File untuk kembali ke halaman backstage view excel 2013
• Pada bagian kanan atas klik tanda ? (tanda tanya)
• Pada jendela Excel help lakukan pencarian sesuai dengan kriteria yang Anda inginkan lalu klik tanda kaca pembesar pada bagian kanan kolom pencarian atau tekan Enter pada keyboard.